L’impression coûte plus cher que vous ne le pensez. Pas à cause du copieur en lui-même, mais à cause de tout ce qui gravite autour : les consommables achetés sans suivi, les pages imprimées puis jetées sans avoir été lues, le technicien appelé en urgence un vendredi après-midi, le responsable services généraux qui passe deux heures par semaine à gérer des incidents d’impression.
Une politique d’impression bien construite réduit ces coûts de 20 à 30 % en moyenne, sans changer un seul équipement.
Ce n’est pas une promesse marketing, c’est le résultat que les entreprises observent quand elles passent d’une gestion réactive à une gestion cadrée.
Cet article explique comment construire cette politique, quels outils utiliser pour la tenir, comment mesurer les résultats, et à quel moment l’externalisation du service d’impressions ou de reprographie devient plus efficace qu’une gestion interne.
Pourquoi la plupart des entreprises n’ont pas de politique d’impression
La réponse honnête : parce que personne n’en est vraiment responsable.
L’impression touche à la fois l’informatique (les logiciels, les drivers, le réseau), les services généraux (les équipements, les consommables, la maintenance) et la direction financière (les coûts). Résultat, chacun gère sa portion, personne ne voit le tableau complet.
En l’absence de cadre, les comportements par défaut s’installent : impression couleur pour tout, recto simple systématique, documents imprimés puis oubliés sur le plateau. Ce n’est pas de la mauvaise volonté, c’est simplement que rien n’incite à faire autrement.
Les chiffres donnent une idée de l’ampleur du problème. Selon plusieurs études sectorielles dont IDC les entreprises consacrent entre 1 et 3 % de leur chiffre d’affaires à l’impression.
En d’autres termes, la majorité de ce que vous dépensez en impression ne figure sur aucune ligne budgétaire clairement identifiée. C’est précisément pourquoi 9 PME sur 10 ne connaissent pas leurs coûts d’impression réels, selon IDC.
Une politique d’impression ne règle pas tout, mais elle donne un cadre qui permet de reprendre le contrôle.
Les 5 règles d’une politique d’impression efficace
1. Passer en recto-verso par défaut
C’est la mesure la plus simple et la plus rentable. Configurer tous les équipements pour imprimer en recto-verso automatiquement réduit la consommation de papier de 30 à 50 % sans effort de la part des utilisateurs. L’impression recto reste possible sur demande explicite.
La résistance au changement est réelle, surtout dans les environnements où l’impression recto est perçue comme « plus lisible » ou « plus professionnelle ». Une communication interne courte qui explique le gain environnemental et financier suffit généralement à l’accompagner.
2. Imposer l’authentification avant impression
L’impression sécurisée par badge ou code PIN résout deux problèmes d’un coup : les documents confidentiels laissés sur le plateau, et les impressions lancées puis oubliées.
Le principe est simple. L’utilisateur envoie son document à une file d’attente sécurisée. Il ne s’imprime que quand l’utilisateur se présente physiquement à la machine et s’authentifie. Si personne ne vient récupérer le document dans un délai défini, il est automatiquement supprimé.
En pratique, cette seule mesure supprime entre 15 et 25 % des impressions, celles qui auraient été abandonnées sur le plateau ou jetées directement à la sortie de la machine.
3. Mettre en place des quotas ou du reporting par utilisateur
Sans données, pas de pilotage. Un système de suivi des impressions par utilisateur, par service ou par coût centre permet d’identifier les comportements outliers, de responsabiliser les équipes et de définir des objectifs mesurables.
Les quotas peuvent être restrictifs (au-delà de X pages par mois, l’utilisateur doit justifier son besoin) ou simplement informatifs (chaque utilisateur voit sa consommation mensuelle). La version informative seule génère déjà une réduction significative : quand les gens savent qu’ils sont suivis, ils font plus attention.
4. Définir une hiérarchie des usages
Toutes les impressions ne se valent pas. Une politique efficace distingue :
- Les impressions nécessaires et légitimes (contrats, documents officiels, livrables clients)
- Les impressions de confort qui peuvent basculer en lecture écran (emails, présentations internes, comptes rendus)
- Les impressions clairement inutiles (brouillons multiples, doublons)
Formuler cette hiérarchie par écrit, même simplement, donne aux équipes un cadre de décision clair. « Est-ce que ce document a besoin d’être imprimé ? » devient une question que les gens se posent réellement quand la politique est visible.
5. Piloter la dématérialisation en parallèle
Une politique d’impression qui ne s’accompagne pas d’une réflexion sur la dématérialisation atteint rapidement ses limites. Si les processus internes imposent encore l’impression (signature physique, archivage papier, réunions sans écrans), les volumes ne baisseront pas durablement.
Identifier les processus qui maintiennent l’impression par habitude plutôt que par nécessité est la deuxième étape logique après la mise en place des règles techniques.
Les outils pour mettre en place et piloter cette politique
La gestion déléguée SEDECO : politique d’impression et RSE intégrées
Déployer PaperCut, WatchDoc ou MyQ en interne résout le problème technique mais laisse entier le problème de pilotage : quelqu’un doit maintenir la solution, analyser les données, mettre à jour les règles, produire les rapports RSE.
Pour beaucoup d’entreprises, ce travail n’est jamais vraiment fait faute de ressources dédiées.
La gestion déléguée de l’impression par SEDECO intègre d’emblée cette dimension RSE dans le contrat. SEDECO audite vos usages, dimensionne un parc multimarques adapté à vos volumes réels, configure les politiques d’impression (recto-verso par défaut, authentification, quotas, alertes) et produit des reportings réguliers qui alimentent directement vos indicateurs RSE : volumes de papier économisés, réduction du bilan carbone, taux d’impressions abandonnées.
SEDECO est détenteur du label Imprim’Vert, qui atteste d’engagements environnementaux concrets : recyclage des toners et consommables via des filières officielles, équipements à faible consommation énergétique, traçabilité des déchets. Ces engagements se transfèrent à vos propres indicateurs quand vous déléguez le service.
Pour les entreprises engagées dans une démarche ISO 14001 ou simplement RSE engagée cette traçabilité fournie clé en main par l’opérateur représente un gain de temps significatif par rapport à une consolidation manuelle des données internes.
L’avantage concret : vous n’achetez pas un logiciel que vous devrez faire vivre, vous contractualisez un niveau de performance environnementale que l’opérateur s’engage à tenir.
Comment mesurer les résultats
Une politique d’impression se pilote avec quatre indicateurs principaux.
- Le coût par page est le premier réflexe. Il se calcule en divisant le coût total du parc (location ou amortissement, consommables, maintenance, coût du personnel dédié) par le nombre de pages produites sur la période. Un coût par page élevé signale soit un parc surdimensionné, soit des consommables mal négociés, soit une maintenance trop fréquente.
- Le volume total de pages et son évolution mois par mois. La tendance importe plus que le chiffre absolu. Une baisse de 20 % en six mois après déploiement de l’authentification est un résultat concret à présenter à la direction.
- Le taux d’impressions abandonnées, quand le système d’authentification le permet. C’est le nombre de documents envoyés en impression mais non récupérés. Un taux supérieur à 15 % signale un problème de comportement ou d’ergonomie des équipements.
- La répartition couleur/noir et blanc. L’impression couleur coûte en moyenne 5 à 8 fois plus cher par page que le noir et blanc. Suivre l’évolution de ce ratio après la mise en place d’une politique couleur-sur-demande donne une mesure directe de l’impact financier.
Le lien des impressions avec les objectifs RSE
L’impression a un impact environnemental réel, souvent sous-évalué dans les bilans carbone. Une feuille A4 produite représente environ 10 grammes de CO2, en intégrant la fabrication du papier, l’énergie des équipements et la fin de vie. Pour une entreprise de 500 salariés qui imprime 2 millions de pages par an, cela représente 20 tonnes de CO2, hors consommables.
Une politique d’impression bien pilotée réduit directement cette empreinte. Les entreprises engagées dans une démarche ISO 14001 trouvent dans l’impression un levier de réduction rapide et mesurable.
Sur le volet papier, préférer des fournisseurs certifiés FSC ou PEFC réduit l’impact de la production en amont. Sur le volet équipements, les certifications Energy Star et Blue Angel distinguent les machines les plus sobres énergétiquement.
Quand l’impression est gérée en délégation, ces engagements environnementaux peuvent être contractualisés : objectifs de réduction des volumes, fourniture de rapports RSE périodiques, choix des équipements selon des critères environnementaux définis à l’avance.
Quand passer à la gestion déléguée
Une politique d’impression interne a ses limites. Elle exige du temps, des compétences techniques (déploiement et maintenance des logiciels de suivi) et un pilotage régulier. Pour beaucoup d’entreprises, ces ressources sont mieux employées ailleurs.
Trois signaux indiquent qu’il est temps d’envisager une externalisation complète.
- Votre responsable services généraux passe plus de deux heures par semaine sur des sujets liés à l’impression (incidents, commandes de consommables, gestion des contrats de maintenance). Ce temps a un coût, et il se retrouve implicitement dans votre budget impression.
- Votre politique d’impression existe sur le papier mais personne ne la fait vraiment appliquer. Les règles fixées il y a deux ans n’ont pas été mises à jour, les outils de suivi ne sont pas consultés, les comportements n’ont pas changé. Une politique sans pilotage actif devient rapidement inefficace.
- Vous ne savez pas ce que vous dépensez vraiment en impression. Si votre coût total reste opaque malgré vos efforts pour le calculer, c’est souvent le signe que la gestion est trop fragmentée pour être pilotée efficacement en interne.
La gestion déléguée de l’impression résout ces trois problèmes d’un coup : l’opérateur prend en charge l’équipement, la maintenance, les consommables, le suivi des usages et le reporting.
Vous conservez la vision stratégique, vous déléguez l’opérationnel.
Pour aller plus loin : tout ce que couvre la gestion déléguée et les solutions SEDECO pour les entreprises.
Les questions les plus fréquentes sur la mise en place d’une politique d’impression en entreprise
Qu’est-ce qu’une politique d’impression en entreprise ?
Une politique d’impression est un ensemble de règles qui définissent comment les collaborateurs utilisent les ressources d’impression de l’entreprise : formats autorisés (recto-verso, couleur ou noir et blanc), authentification avant impression, volumes par utilisateur ou par service, processus de dématérialisation.
Elle s’accompagne d’outils de suivi pour mesurer les usages et piloter les résultats dans le temps.
Sans ce cadre, les comportements par défaut s’installent et les coûts augmentent sans que personne n’en soit vraiment responsable.
Combien peut-on économiser en cadrant ses impressions ?
Les résultats varient selon le point de départ, mais une politique structurée réduit généralement les coûts d’impression de 20 à 30 %.
La seule mesure d’authentification avant impression supprime entre 15 et 25 % des impressions abandonnées.
Le passage en recto-verso par défaut réduit la consommation de papier de 30 à 50 %. Sur un parc non optimisé, les deux mesures combinées suffisent souvent à générer un retour sur investissement en moins de 12 mois.
Comment SEDECO accompagne-t-il les entreprises dans leurs objectifs RSE ?
SEDECO audite vos usages et construit une politique d’impression sur-mesure : recto-verso par défaut, authentification par badge, quotas par service, rapports de consommation réguliers. Ces données alimentent directement vos indicateurs RSE (volumes papier économisés, réduction du bilan carbone).
SEDECO est titulaire du label Imprim’Vert, qui atteste de pratiques environnementales vérifiées : recyclage des toners et consommables via des filières officielles, équipements à faible consommation énergétique. Ces engagements se reflètent dans les reportings fournis à vos équipes RSE.