Dans les hôpitaux, les dossiers patient informatisés sont déployés depuis quelques années, mais l’impression dans le milieu hospitalier est encore très courant et utile !
Comptes rendus, ordonnances de sortie, consentements, plannings, documents administratifs pour les admissions : le papier reste un maillon essentiel du parcours patient.
Et derrière chaque feuille, il y a un copieur à réapprovisionner, à dépanner, à sécuriser.
La gestion déléguée des impressions propose un modèle qui simplifie la gestion administrative et financière de ces parcs de copieurs.
Voici ce qu’elle change concrètement pour un établissement de santé, comment la mettre en place et les points à surveiller avant de signer.
Pourquoi l’impression est un sujet à part à l’hôpital
Une activité qui ne s’arrête jamais
Un bureau d’entreprise peut attendre le lendemain pour qu’un technicien passe. Un service d’urgences qui ne peut plus imprimer une lettre de liaison à 3 heures du matin, ce n’est pas possible.
La continuité des soins impose des exigences que peu d’autres secteurs connaissent : disponibilité permanente, solutions de repli, délais d’intervention différenciés selon les zones et les niveaux d’urgence
Des documents couverts par le secret médical
Un compte rendu oublié dans le bac d’une imprimante de couloir, c’est une information de santé exposée au premier passant.
Le Code de la santé publique étend le secret à l’ensemble des informations connues du professionnel de santé, mais aussi de tout membre du personnel des établissements de santé (article L1110-4, présentation par la direction des affaires juridiques de l’AP-HP).
💡 En termes de sécurité, l’imprimante fait donc partie du périmètre à protéger, au même titre que le poste de travail.
Un parc de copieurs disparses, souvent sur plusieurs sites
Depuis la loi de modernisation de notre système de santé, les hôpitaux publics fonctionnent en groupements hospitaliers de territoire (GHT).
Ce dispositif conventionnel est obligatoire depuis juillet 2016 entre établissements publics d’un même territoire et il prévoit notamment la mise en commun de la fonction achat.
Concrètement, un même acheteur peut se retrouver responsable des copieurs de plusieurs établissements, avec des contrats, des marques et des niveaux de service différents.
Ce qui entre dans le périmètre, et ce qui n’y entre pas toujours
En général, un hôpital utilise deux familles de matériel.
- Les copieurs et imprimantes multifonctions bureautiques, qui représentent l’essentiel du volume.
- Less imprimantes spécialisées (étiquettes de prélèvement, bracelets d’identification des patients), souvent liées à des logiciels métiers.
La gestion déléguée porte en premier lieu et principalement sur les copieurs de bureautiques.
Qu’est-ce que la gestion déléguée des impressions, concrètement ?
La gestion déléguée consiste à confier l’ensemble d’une fonction à un prestataire spécialisé, qui en assume l’exploitation au quotidien. Appliquée à l’impression, elle va plus loin que la simple location de copieurs.
Chez SEDECO, par exemple, certains établissements hospitaliers nous confient des parcs de plusieurs centaines de copieurs.
Le principe est simple : l’hôpital met à disposition les emplacements, et SEDECO prend en charge tout le reste… Installation, consommables, maintenance, supervision, remplacement du matériel : l’établissement n’a plus rien à gérer concernant ses copieurs.
On parle aussi de managed print services (MPS).
Les avantages de la gestion déléguée des impressions pour un établissement de santé
Enfin une vision claire des coûts de son pôle impressions
Le coût réel d’un parc ne se limite pas au prix des machines… Il faut compter le papier, le toner, les pièces, les interventions, l’énergie et le temps passé par les équipes internes.
Quand ces postes sont dispersés entre plusieurs budgets, personne ne peut dire combien coûte une page.
La délégation regroupe ces dépenses et permet de piloter une politique d’impression cohérente et une réduction des coûts significative.
Une impression sécurisée par défaut
L’impression sécurisée repose sur un principe : le document ne sort de la machine que lorsque son auteur est présent devant elle.
C’est l’impression libérée par badge. Le soignant lance son impression depuis son poste, puis s’identifie sur le copieur de son choix pour la récupérer.
Plus de document oublié dans un bac, plus de feuille récupérée par erreur par un collègue ou un visiteur. Ce type de dispositif s’appuie sur des briques d’identification et de contrôle d’accès que le prestataire intègre et maintient.
Des copieurs mieux protégés face aux cybermenaces
Un copieur multifonction moderne est un équipement connecté au réseau, avec son propre système et souvent un espace de stockage. Il doit être mis à jour, configuré, surveillé, comme n’importe quel autre terminal.
En 2025, 764 incidents de sécurité ont été déclarés au CERT Santé, et 606 structures ont signalé au moins un incident (Agence du Numérique en Santé).
Le rapport ne désigne pas les imprimantes comme cause principale, et nous ne le prétendrons pas. Mais il rappelle que chaque équipement mal suivi élargit la surface d’exposition. Confier le parc à un prestataire qui en assure le suivi technique, c’est retirer un sujet de la liste déjà longue des équipes informatiques.
Des équipes recentrées sur leur métier
Commander du toner, relancer un fournisseur, débloquer un bourrage papier : ces tâches ne relèvent ni du soin ni de l’informatique stratégique. Pourtant, elles grignotent du temps chaque jour.
Avec une délégation complète, le prestataire gère le réapprovisionnement de manière proactive et intervient sans que les services aient à s’en occuper.
Un levier concret pour la démarche RSE
Réduire les volumes, généraliser le recto verso, collecter et recycler les consommables usagés : ces actions sont faciles à annoncer et difficiles à tenir sans outil de mesure.
Un parc supervisé fournit des chiffres fiables, service par service. C’est ce que nous expliquons dans notre article sur la délégation au service des engagements environnementaux.
Comment mettre en place la gestion déléguée des impressions à l’hôpital
1. Faire l’état des lieux du parc et des usages
Avant toute décision, il faut savoir ce qu’on a. Combien de machines, où, de quelle génération, sous quel contrat, avec quels volumes ?
L’audit révèle presque toujours des surprises : des copieurs sous-utilisés à côté de machines saturées, des contrats qui se chevauchent, des équipements orphelins que plus personne ne suit.
2. Définir le périmètre et les niveaux de service
Tous les services n’ont pas les mêmes besoins. Un bloc opératoire, un service d’urgences ou une admission n’attendent pas le même délai d’intervention qu’un bureau administratif.
Le cahier des charges doit prévoir ces niveaux différenciés, les horaires de couverture et les solutions de repli en cas de panne.
3. Choisir le bon montage d’achat hospitalier
Pour un établissement public, la question de l’achat hospitalier se pose rapidement. Plusieurs voies existent : un marché porté par le GHT dans le cadre de sa fonction achat mutualisée, le recours à une centrale d’achat, ou un marché propre à l’établissement.
Le bon choix dépend de la taille du parc, du nombre de sites et du calendrier des contrats en cours.
Un point à anticiper : aligner les dates d’échéance des contrats existants, pour éviter de gérer deux prestataires en parallèle pendant des années.
4. Déployer par vagues et accompagner les soignants
Remplacer des centaines de copieurs d’un coup dans un hôpital en activité n’est pas réaliste. Le déploiement se fait par bâtiment ou par pôle, en coordination avec les cadres de santé.
L’accompagnement compte autant que la technique : un soignant qui ne comprend pas l’impression par badge reviendra vite à ses habitudes, ou cherchera une imprimante personnelle.
5. Piloter avec des indicateurs partagés
Une fois le parc en place, le pilotage repose sur quelques indicateurs simples : volumes par service, taux de disponibilité des machines, délais d’intervention, part du recto verso et de la couleur.
Ces données, restituées régulièrement, permettent d’ajuster le parc au fil de l’eau et de justifier les choix auprès de la direction.
Les points de vigilance avant de se lancer
Déléguer ne veut pas dire se désengager. Quelques sujets méritent une attention particulière dès la rédaction du contrat.
- La réversibilité : que se passe-t-il à la fin du contrat, qui récupère quoi, dans quels délais ?
- Les données de supervision, : où sont-elles hébergées, qui y a accès ? L’implication du DPO et du RSSI dès le cadrage est indispensable, tout comme la vérification de la compatibilité avec les logiciels métiers et le dossier patient informatisé.
- La gouvernance : un interlocuteur unique côté prestataire, un référent côté établissement, et des revues régulières.
Et quand l’hôpital accueille aussi des étudiants ?
Beaucoup de CHU hébergent des instituts de formation et des facultés de santé. Les besoins d’impression des étudiants sont proches de ceux d’un campus universitaire : impression en libre-service, paiement à l’usage, accès par carte. C
C’est la gestion déléguée de l’impression en milieu universitaire est un sujet que SEDECO connaît bien.
Dans un hôpital, l’impression n’est jamais un sujet anodin. Elle touche aux coûts, à la confidentialité, à la sécurité du système d’information et à la continuité des soins. La gestion déléguée des impressions permet de traiter ces enjeux d’un seul tenant, en laissant l’établissement se concentrer sur sa mission.
Vous gérez un parc de copieurs dans un établissement de santé ou un GHT ? Contactez nos équipes pour faire le point sur votre situation.